Office 2021 o Microsoft 365: la diferencia está en la forma de pago. Office 2021 es una licencia perpetua: pagas una vez, las aplicaciones son tuyas en un PC, pero ya no evolucionan. Microsoft 365 es una suscripción: pagas cada año por aplicaciones siempre actualizadas, 1 TB de almacenamiento en OneDrive, Copilot y hasta cinco dispositivos con sesión iniciada. Para un uso ofimático habitual en un solo ordenador, la licencia perpetua sale bastante más barata a largo plazo; para varios dispositivos, la nube o la IA, la suscripción tiene sentido.
Hay, sin embargo, una fecha que cambia las cosas: el soporte de Office 2021 terminó el 13 de octubre de 2026. Lo tenemos en cuenta en las recomendaciones que siguen, con Office 2024 como alternativa perpetua.
¿Cuál es la diferencia entre Office 2021 y Microsoft 365?
Ambos dan acceso a las mismas aplicaciones básicas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), con una interfaz casi idéntica en el día a día. Lo que los separa es el modelo de licencia y todo lo que se deriva de él.
| Criterio | Office 2021 (perpetuo) | Microsoft 365 Personal |
|---|---|---|
| Pago | Una sola vez | Cada mes o cada año |
| Duración de uso | Ilimitada | Mientras se pague la suscripción |
| Nuevas funciones | Ninguna (versión congelada) | Continuas |
| Actualizaciones de seguridad | Finalizadas el 13 de octubre de 2026 | Continuas |
| Dispositivos | 1 PC por licencia (o 3, 5 según la oferta) | 5 con sesión iniciada a la vez |
| Sistemas | Windows o Mac según la edición | Windows, Mac, iOS, Android |
| Almacenamiento OneDrive | 5 GB gratis | 1 TB |
| Copilot (IA) | No | Sí, con límites de uso |
| Uso profesional | Según la edición (Pro Plus: sí) | Pensado para uso personal |
En soporte, la confusión más frecuente viene de la cuenta Microsoft: muchos clientes creen que Office 2021 necesita una suscripción porque se les pide iniciar sesión. No es así. El inicio de sesión sirve para vincular la licencia a la cuenta y poder reinstalarla más adelante, no para cobrarte nada.
¿Cuánto cuesta Microsoft 365 a lo largo de varios años?
Es el cálculo que hay que hacer antes de elegir. Microsoft 365 Personal (una persona) y Microsoft 365 Familia (hasta seis personas) se pagan cada mes o cada año; los precios vigentes están en la página comparativa de planes de Microsoft 365. Subieron a principios de 2025 con la integración de Copilot y pueden seguir cambiando.
El razonamiento que conviene tener en mente es sencillo: la suscripción se vuelve a pagar cada año, durante toda la vida útil del PC. En tres a cinco años, la suma de las renovaciones suele superar el precio de una licencia perpetua, más aún si no usas ni el almacenamiento en la nube ni Copilot.
Una licencia perpetua de Office 2021 u Office 2024 se paga una sola vez, y el PC que la use dentro de cinco años no te habrá costado nada más. Por eso la mayoría de nuestros clientes particulares y autónomos, que usan Office en uno o dos equipos de sobremesa, eligen la licencia perpetua. En cambio, una familia de cuatro personas que quiere Office en cada ordenador, tableta y móvil, con almacenamiento compartido, suele salir ganando con Microsoft 365 Familia.
¿Qué aplicaciones incluye cada opción?
El contenido varía según la edición, y a menudo ahí se decide la elección:
- Office Hogar y Estudiantes 2021: Word, Excel, PowerPoint (sin Outlook), uso no comercial;
- Office Hogar y Empresas 2021: las mismas más Outlook, uso comercial permitido, disponible en Windows y Mac;
- Office Professional Plus 2021: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access y Publisher, en Windows;
- Microsoft 365 Personal o Familia: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access (solo PC), además de Microsoft Defender y Copilot en las aplicaciones.
Un detalle importa mucho este otoño: Publisher se retiró de Microsoft 365 a principios de octubre de 2026. Quienes tienen folletos, tarjetas o boletines en formato .pub ya no pueden abrirlos con una suscripción. Con una licencia de Office 2021 Professional Plus, Publisher sigue instalado y utilizable, incluso ahora que ha terminado el soporte. Office 2024 tampoco lo incluye.
¿Qué pasa si dejas de pagar Microsoft 365?
Al caducar la suscripción, las aplicaciones pasan al modo de «funcionalidad reducida»: puedes abrir, leer e imprimir tus documentos, pero ya no editarlos ni crear otros nuevos. El almacenamiento de OneDrive vuelve al plan gratuito; si superas el límite, ya no puedes añadir archivos, y Microsoft puede acabar eliminando el contenido sobrante.
Con Office 2021 no ocurre nada de eso: la licencia sigue activa sin límite de tiempo. Es un argumento que oímos a menudo de clientes que quieren una herramienta que funcione, sin más, sin plazos que vigilar.
Si dejas Microsoft 365 por una licencia perpetua, sigue este orden:
- Descarga a tu disco local los archivos importantes de OneDrive si superas los 5 GB gratuitos.
- Desinstala Microsoft 365 desde Configuración > Aplicaciones > Aplicaciones instaladas.
- Reinicia e instala Office 2021 siguiendo nuestra guía para descargar, instalar y activar Office 2021 Pro Plus.
- Activa con tu clave de licencia en Archivo > Cuenta y comprueba que aparece «Producto activado».
- Cancela la renovación automática de la suscripción en tu cuenta Microsoft, en el apartado «Servicios y suscripciones».
¿Office 2021 sigue siendo una buena opción hoy?
Office 2021 no tiene soporte desde el 13 de octubre de 2026: ya no recibe parches de seguridad, como indica la ficha de ciclo de vida de Office 2021. Aun así, las aplicaciones siguen funcionando con normalidad y la licencia sigue siendo válida. Hemos detallado lo que cambia en nuestro artículo sobre el fin del soporte de Office 2021 y las opciones disponibles.
En la práctica, Office 2021 sigue teniendo sentido en tres casos: necesitas Publisher, equipas un puesto poco expuesto (ofimática sin conexión, PC de taller, caja registradora) o buscas la licencia perpetua más económica para un uso sencillo. Para un PC principal que recibe adjuntos a diario y que piensas conservar varios años, te recomendamos más bien Office 2024 Professional Plus, que mantiene el mismo modelo de pago único con actualizaciones de seguridad hasta octubre de 2029.
Office 2021 o Microsoft 365: ¿qué opción para qué perfil?
Esta es la guía que usamos cuando un cliente nos pide consejo:
- Un solo PC, uso ofimático habitual: licencia perpetua (Office 2024, u Office 2021 si el presupuesto es ajustado o necesitas Publisher).
- Varios PC en un hogar o una pequeña empresa: una licencia multipuesto como Office 2021 Pro Plus para 3 PC evita multiplicar suscripciones.
- Un Mac: Office Hogar y Empresas para Mac en perpetuo, o Microsoft 365 si alternas entre Mac y PC.
- Trabajo en móvil y tableta, colaboración en tiempo real: Microsoft 365, cuyas aplicaciones móviles completas y coedición son su verdadero punto fuerte.
- Uso intensivo de Copilot: Microsoft 365, la única opción que lo integra en las aplicaciones de escritorio.
- Empresa con Teams, SharePoint y Exchange Online: los planes Microsoft 365 Empresa, pensados para ese uso.
Por último, ten en cuenta que los planes Microsoft 365 Personal y Familia están pensados para uso personal. Un autónomo o una pyme que factura con Excel y Outlook debe elegir una edición que permita el uso comercial: Hogar y Empresas, Professional Plus o un plan Microsoft 365 Empresa.
Preguntas frecuentes
¿Office 2021 necesita una suscripción?
No. Office 2021 es una licencia perpetua que se paga una sola vez. La cuenta Microsoft que se pueda pedir solo sirve para vincular la licencia de cara a una reinstalación futura.
¿Se pueden instalar Office 2021 y Microsoft 365 en el mismo PC?
No es recomendable. Ambos usan la tecnología Hacer clic y ejecutar y entran en conflicto. Desinstala uno antes de instalar el otro.
¿Mis documentos de Office 2021 se abren en Microsoft 365?
Sí, los formatos son idénticos (.docx, .xlsx, .pptx). Puedes pasar de uno a otro sin ninguna conversión.
¿Microsoft 365 es más seguro que Office 2021?
Desde el 13 de octubre de 2026, sí: Microsoft 365 recibe parches continuamente y Office 2021 ya no. Office 2024, también perpetuo, recibe correcciones hasta octubre de 2029.
¿Existe una versión gratuita de Office?
Sí, Word, Excel y PowerPoint para la web son gratuitos en el navegador con una cuenta Microsoft, pero con menos funciones que las versiones de escritorio y con conexión a Internet obligatoria.
Elegir bien según tu uso
Si quieres una suite que pagas una vez y que funciona sin plazos, la licencia perpetua sigue siendo la opción más económica: compara las ediciones en nuestra colección Microsoft Office, desde la versión 2021 hasta Office 2024. Si aún dudas entre perpetuo y suscripción, escribe a nuestro soporte indicando tus dispositivos y las aplicaciones que necesitas: te diremos qué opción te conviene.